Privacy beleid
Smartlappenkoor Huûr ôs hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit document "Privacy beleid" willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Smartlappenkoor Huûr ôs houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Smartlappenkoor Huûr ôs zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van de leden. Indien belanghebbenden na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hebben hierover of contact met ons wensen op te nemen kan dit rechtstreeks via het bestuur.
2 mei 2018
Bestuur Smartlappenkoor Huûr ôs oet Grubbenvors
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Aan de Algemene Ledenvergadering
- opnieuw voorgelegd en instemming verkregen en/of
- ter bewustwording aangeboden, waarbij geen wijzigingen door de leden zijn voorgesteld op
- 21 maart 2019
- 10 september 2020
- 1 juli 2021
- 23 juni 2022
- 6 juli 2023
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Verwerking van persoonsgegevens van leden van de vereniging Smartlappenkoor Huûr ôs oet Grubbenvorst
Persoonsgegevens leden
De persoonsgegevens van de leden worden door Smartlappenkoor Huûr ôs verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Communicatie voor o.a. informatieverstrekking en uitnodigingen
- Factuur voor contributie
- Registratie borgsom voor kledingaccessoires
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De schriftelijke aanmelding als lid;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Smartlappenkoor Huûr ôs de volgende persoonsgegevens van leden vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres en Woonplaats
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum.
De persoonsgegevens worden door de secretaris van Smartlappenkoor Huûr ôs opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
- Uitzondering vormen de naam en adres van gewezen leden: Smartlappenkoor Huûr ôs bewaart de naam en het adres van alle gewezen leden gedurende het bestaan van de vereniging.
Verstrekking lijst met persoonsgegevens aan de leden
Op verzoek van de ledenvergadering ontvangen alle leden van Smartlappenkoor Huûr ôs een maal per jaar tijdens de Algemene Ledenvergadering een actuele lijst met de namen, adressen, telefoonnummers en e-mail adressen van alle leden ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Onderlinge communicatie ten behoeve van kooractiviteiten.
Grondslag voor het verstrekken van deze lijst is:
- Schriftelijke aanmelding als koorlid.
Het is leden en/of ex-leden nadrukkelijk niet toegestaan deze gegevens te gebruiken voor andere dan de genoemde doeleinden.
Persoonsgegevens bestuursleden
Naast de persoonsgegevens voor leden worden voor de bestuursleden aanvullende persoonsgegevens door Smartlappenkoor Huûr ôs verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Bekendmaking als bekleder van bestuursfunctie in het document algemene informatie en afspraken voor leden
- Uitvoering geven aan de wet (o.a. inschrijving Kvk, bank)
- Volmacht van rechtshandelingen
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De benoeming van de functie van bestuurslid door de leden van de Algemene Ledenvergadering conform de statuten van oprichting d.d. 9 mei 2006
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Smartlappenkoor Huûr ôs de volgende aanvullende persoonsgegevens van een persoon vragen, die een functie als bestuurder van de vereniging bekleedt:
- Kopie paspoort
- BSN nummer
Deze persoonsgegevens worden door de secretaris van Smartlappenkoor Huûr ôs opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de functie als bestuurslid en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar
- Uitzondering vormen de naam en adres van gewezen bestuursleden: Smartlappenkoor Huûr ôs bewaart de naam en het adres van alle gewezen bestuursleden gedurende het bestaan van de vereniging.
2. Foto’s
Foto’s van (bestuurs) leden worden (anoniem) door Smartlappenkoor Huûr ôs verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Promotiemateriaal op de site www.huuros.jimdo.com. Deze site is openbaar.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Schriftelijke aanmelding als koorlid
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Smartlappenkoor Huûr ôs de volgende (persoons)gegevens van vragen:
- Nvt
De (groeps)foto’s worden door Smartlappenkoor Huûr ôs opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Uiterlijk gedurende het bestaan van Smartlappenkoor Huûr ôs
3. Verstrekking aan derden
De persoonsgegevens kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de volgende doeleinden:
- Wettelijke verplichting in verband met gemeentelijke subsidiedoeleinden
4. Bewaartermijn
Smartlappenkoor Huûr ôs bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Smartlappenkoor Huûr ôs bewaart de naam en het adres van alle gewezen leden gedurende het bestaan van de vereniging.
5. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- De bestuursleden, die namens Smartlappenkoor Huûr ôs van gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
6. Rechten omtrent uw gegevens
Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij ontvangen hebben. Tevens kunnen leden bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook hebben leden het recht om de door hun verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan hun zelf of in opdracht van hun zelf direct aan een andere partij. Wij kunnen aan leden vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij persoonsgegevens verwerken op basis van een door een lid gegeven toestemming hiertoe, dan heeft dit lid altijd het recht deze toestemming in te trekken.
7. Klachten
Mocht een lid een klacht hebben over de verwerking van de persoonsgegevens dan vragen wij hem/haar hierover direct contact met het bestuur van Smartlappenkoor Huûr ôs op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Een lid heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
8. Privacyverklaring website en Cookie policy
Zie de voetnoot van deze website.
9. Vragen
Als een lid of andere belanghebbende naar aanleiding van dit privacy document nog vragen of opmerkingen heeft kan deze contact met ons opnemen.
Bestuur Smartlappenkoor Huûr ôs
via e mail: huur.os@kpnmail.nl